Persónuverndarstefna

    The Ward ehf. leggur mikla áherslu á að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefnan tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum Ward ehf. við viðskiptamenn sína. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa viðskiptamenn Ward ehf. um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar. Persónuverndarstefnan byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

    Hvaða persónuupplýsingum safnar The Ward ehf?

    Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling; einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

    Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.

    The Ward ehf. safnar ýmsum tegundum persónuupplýsinga um viðskiptamenn sína og tengiliði þeirra, sé um lögaðila að ræða. Vinnsla persónuupplýsinga getur t.a.m. varðað:

    • nöfn
    • kennitölur
    • netföng
    • símanúmer
    • heimilisföng
    • ljósmyndir
    • Heilsufarsupplýsingar
     

    Hvaða tilgangi vinnur The Ward ehf. með persónuupplýsingar?
    The Ward ehf.  notar persónuupplýsingar til að veita þjónustu til viðskiptamanna, meðal annars:

    • til þess að auðkenna og hafa samband við viðskiptamenn.
    • til að skrá tímabókanir í einstaka meðferðir.
    • til þess að inna af hendi þjónustu við viðskiptamenn.
    • til þess að taka á móti greiðslum frá viðskiptamönnum.
    • Þegar einstaklingar hafa samband við The Ward ehf. í gegnum vefsíðu félagsins eða með tölvupósti er litið svo á að þeir samþykki þar með skráningu og notkun The Ward ehf. á persónuupplýsingunum sem fram koma í viðkomandi samskiptum.

    Hvernig varðveitir The Ward ehf. persónuupplýsingar?

    The Ward ehf. varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur.

    The Ward ehf.  varðveitir persónuupplýsingar um viðskiptamenn eins og lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn með söfnun þeirra.  The Ward ehf. varðveitir gögn sem viðskiptamönnum tengjast, þ.m.t. persónuupplýsingar, að jafnaði ekki lengur en fimm ár frá því að líkamsmeðferð er lokið, að undanskildum gögnum sem The Ward ehf. er skylt að varðveita lengur samkvæmt lögum eða ef málefnaleg ástæða er fyrir áframhaldandi varðveislu þeirra.

    Bókhaldsgögn í tengslum við þjónustu The Ward ehf. til viðskiptamanna eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

    Viðtakendur persónuupplýsinga

    The Ward ehf. miðlar ekki persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þriðju aðila nema með ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi.

    The Ward ehf. miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema hafa til þess heimild á grundvelli gildandi persónuverndarlaga og -reglna.

    Réttindi skráðra einstaklinga

    Viðskiptamenn eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem The Ward ehf. hefur með höndum. Þeir eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið The Ward ehf. til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

    Viðskiptamenn eiga rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem ekki er aflað frá þeim sjálfum.

    Vilji viðskiptamenn eða aðrir fá nánari upplýsingar um eða nýta framangreind réttindi er þeim bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa the Ward ehf., Þuríði B. Sigurjónsdóttur,  lögmann, á netfangið thuridur@islenskir.is. eða í síma 699-7537.

    Persónuverndarstefna þessi var sett 1. nóvember 2021